把簡章變成一張能逐項完成的送件表

第一張表：分清「符合資格」和「還缺證明」

每個條件記成「官方原文／我目前的狀況／佐證／結果」。例如官方要求在某地居住，你的國籍符合並不能代替居住證明；作品已完成，也不代表完成年份落在指定期間。

結果只填「符合且有證明」「符合但待補件」「不符合」「待主辦釐清」。官網、PDF 與表單互相矛盾時，記下衝突段落，不把自己的推測改寫成資格。若有必備條件不符合，先停止投入剩餘製作。

第二張表：一份文件對應一個提交位置

把簡章文件清單和實際表單並排，逐一核對是否有文件只在其中一處出現。檔案不要只寫「完成」；要能指出最後版本、限制與提交位置。

• 作品集：檔名、頁數、容量、語言；每件作品的年份、媒材、尺寸與你負責的角色。
• 計畫書：目標、執行步驟、時程、預算與成果如何對應，是否使用主辦指定表格。
• 影片與外部連結：測試播放及存取權限，保留有效期限；不要只測試已登入自己的裝置。
• 推薦或第三方文件：誰負責、送到哪裡、是否必須由推薦人直接提交，以及是否另有截止時間。
• 聲明與同意文件：簽名、日期、成員名單是否齊全；逐項讀完作品使用與成果交付條件。

可以用「01_Portfolio_姓名.pdf」一類有順序的檔名方便自查；若簡章有指定命名，優先照規定。匿名評選時則核對內文、檔名及檔案屬性是否含禁止出現的身分資訊，不要套用含姓名的示例。

倒排一週：把外部依賴放在最前面

下面是一個準備安排範例，不代表七天一定足夠。需要推薦函、翻譯、實體製作或寄送時，應更早開始。

1. 截止前七天：確認這一輪公告、受理入口、資格與時區，先追蹤推薦函及外部文件。
2. 前五天：完成計畫與預算初稿，確認設備、合作人與交付內容能配合。
3. 前三天：整理作品集，依表單規格輸出一套送件檔；從未登入的視窗測試外部連結。
4. 前一天或更早：核對所有必填欄位、上傳預覽和聲明，再正式送出。郵寄件依送達或郵戳規定另行提前。
5. 送出後：保存完整送件版本、申請編號、回執與查詢入口；若平台允許修改，確認修改後是否需再次送出。

遇到系統錯誤時，保存錯誤時間、畫面及已完成步驟，依官方公告的支援管道處理。不要把失敗畫面視為收件，也不要假設主辦一定接受逾時補件。

最後分清三個畫面

檔案已上傳

只證明檔案送到平台；其他欄位可能仍未完成。

申請已送出

確認系統明示提交成功，保存編號與時間。有些平台另有最後確認按鈕。

主辦已收件／資格成立

依各平台回執與主辦通知判斷；成功送出不保證通過資格審查，更不等於入選。

建立一個「送件留存」資料夾，保存當期簡章、最終檔案、提交回執與後續往來。收到補件或更正通知時，另存新版本及日期，避免混用。

從現在的一筆機會開始

開啟準備清單並匯出，再依你的簡章加上以上欄位。若預算尚未確認，先看自付差額與墊付現金的試算，或回到藝術徵件總覽比較。